Eliminare la carta, dematerializzare i documenti. Se ne fa un gran parlare. La pubblica amministrazione è in fermento. La normativa europea e quella italiana si evolvono in questa direzione.

Ma quanto costa? Quali sono i reali vantaggi? Quando conviene farlo?

Queste sono domande a cui possiamo rispondere grazie a partner specializzati, in grado di gestire in modo completo il calcolo di convenienza, lo studio di fattibilità, il processo di riorganizzazione etc.

Un esempio per tutti: Just.

Si tratta di una multinazionale leader di prodotti naturali per la bellezza e l’igiene della persona e della casa. I prodotti sono preparati semplici e genuini, fondati su antiche conoscenze sull’uso di erbe e piante, tramandati di generazione in generazione, da cui prendono spunto ancora oggi i prodotti Just.

Il sistema di archiviazione e conservazione sostitutiva legale realizzato per Just acquisisce qualcosa come 1.000.000 (un milione) di documenti all'anno.

Per visualizzare la situazione antecedente, s'immagini un'impiegato che riceve una telefonata relativa ad una mancata consegna. Per rispondere deve consultare un documento. Cerca forsennatamente per un po' in cartelle e sottocartelle del fileserver lasciando in attesa l'interlocutore. Poi gli chiede cortesemente di potersi risentire più tardi. Scende nel seminterrato, agli archivi. Inforca una bicicletta e finalmente trova lo scaffale e su di esso il dox e in esso il documento che gli serviva.

Un impiegato diligente, scrupoloso. Ma anche i suoi colleghi dedicheranno tutto questo tempo a gestire la cosa con precisione? O lasceranno stare, omettendo magari controlli sulle consegne?